La secrétaire médicale occupe un rôle très important au sein d’un établissement de santé. Elle est responsable de missions qui comprennent aussi bien la gestion administrative que l’accueil du public. Elle allège ainsi la charge de travail des médecins et permet d’accroître le temps consacré aux soins. Pour effectuer avec succès ces missions, l’emploi de secrétaire médical(e) requiert des qualités spécifiques en termes de savoir-être et de savoir-faire.
Ces qualités sont communes à toutes les structures où peut travailler une secrétaire médicale, qu’il s’agisse d’un cabinet généraliste, d’un hôpital ou encore d’un établissement médico-social.
La secrétaire médicale s’occupe de toutes les tâches administratives, qui incluent entre autres la prise de rendez-vous des patients et la gestion des plannings des médecins et professionnels de santé. En outre, elle est chargée du classement des comptes rendus et des dossiers médicaux afin de faciliter le suivi des patients. Pour gérer toutes ces différentes tâches, elle doit donc avoir un bon sens de l’organisation et des priorités et être parfaitement au courant de l’activité et des besoins du service.
L’accueil du public, en particulier des patients, est au cœur du travail de la secrétaire médicale. C’est à travers elle que les patients ont leur premier contact avec le cabinet ou la structure, au téléphone ou de vive voix. Ils peuvent avoir des questions voire des appréhensions quant aux symptômes qu’ils présentent, aux soins ou à la prise en charge des frais de santé. La secrétaire médicale doit y répondre en déployant sa diplomatie, son empathie et sa patience. En somme, elle doit faire preuve d’humanité.
Enfin, la secrétaire médicale doit avoir le sens de la discrétion. Elle a accès à de nombreuses informations confidentielles concernant les patients et les médecins et, comme tout professionnel du secteur médical et médico-social, elle est tenue au secret professionnel.
Même si certaines de ces compétences peuvent être développées via une formation, des prérequis en termes de personnalité et de savoir-être sont fondamentaux pour exercer le métier de secrétaire médical(e).
Pour accueillir et aiguiller les patients, la secrétaire médicale doit être pédagogue. Par conséquent, elle doit être formée de manière concrète à la terminologie médicale et au fonctionnement du système de santé français.
Afin de mener ses tâches administratives à bien, la secrétaire médicale doit maîtriser différents outils informatiques. Par exemple, à des fins de gestion de rendez-vous et d’emplois du temps, elle est amenée à utiliser le logiciel de gestion médicale Tamm. Pour rédiger les dossiers et comptes rendus médicaux, elle doit pouvoir manier des logiciels de bureautique et de traitement de texte comme Word. En outre, sa maîtrise de la langue française doit être parfaite, aussi bien à l’écrit qu’à l’oral. En effet, les patients prennent encore souvent rendez-vous par téléphone : des compétences en communication pour leur transmettre les bonnes informations sont donc indispensables.
Certains établissements ou structures requièrent la maîtrise d’équipements spécifiques. Par exemple, le dictaphone est souvent utilisé par les secrétaires médicales dans les cabinets médicaux et les centres de radiologie. La maîtrise de ce type d’équipements est donc toujours un atout.
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Pour en savoir plus sur le métier de secrétaire médical(e) :
