Chaque année, les besoins en soins de santé et les consultations augmentent. Les professionnels du secteur médico-social, souvent débordés, peuvent avoir des difficultés à organiser efficacement leurs emplois du temps. Le rôle de la secrétaire médicale est de prendre le relais sur certaines tâches afin d’alléger le travail des médecins et, par conséquent, de garantir aux patients des soins de qualité. La secrétaire médicale contribue activement au bon fonctionnement du cabinet ou de la structure médicale et ses missions sont aussi bien d’ordre administratif que social.
Tout d’abord, la secrétaire médicale se charge du secrétariat et de toute la gestion administrative de la structure médicale ou médico-sociale où elle est en fonction. Elle prend les rendez-vous des patients, gère leurs dossiers médicaux et s’occupe du transfert des feuilles de soins via la carte vitale. Elle assiste concrètement les médecins et professionnels de santé en organisant leurs plannings de rendez-vous et en gérant les emplois du temps de chacun de manière à optimiser le travail. Elle est aussi chargée des commandes de fournitures et de la comptabilité courante de l’établissement médical.
Pour centraliser toutes ces informations, l’utilisation de logiciels de gestion médicale comme le logiciel Tamm (présent dans de très nombreux établissements médicaux de France) est au cœur du travail de la secrétaire médicale.
Outre la gestion de rendez-vous et d’emplois du temps, les professionnels de santé confient à la secrétaire médicale la tâche d’écrire les comptes rendus médicaux. Cela implique une rédaction rapide, une connaissance parfaite de la langue française et une maîtrise des logiciels de traitement de texte. Après avoir rédigé ces documents, la secrétaire médicale doit les classer afin que les médecins accèdent rapidement et facilement à ceux dont ils ont besoin.
En raison de la confidentialité des données dont elle a la responsabilité, la secrétaire médicale est tenue, au même titre que les autres personnels de santé, au secret professionnel.
La secrétaire médicale joue également un important rôle social au sein de la structure, car c’est elle qui accueille les patients. La prise de rendez-vous est plus qu’une tâche administrative : elle constitue le tout premier contact que les patients ont avec la structure, qu’il s’agisse d’un cabinet généraliste ou d’un centre hospitalier. La secrétaire médicale est chargée de les renseigner, par exemple sur les modalités de prise en charge par l’Assurance maladie et les organismes de sécurité sociale. Elle doit être en mesure de répondre à toutes leurs questions et de les rassurer sur leurs éventuelles appréhensions avec patience et diplomatie.
En plus des patients, elle peut avoir à accueillir des professionnels de santé extérieurs à l’établissement, tels que des délégués médicaux venus promouvoir de nouveaux médicaments ou produits de santé. La secrétaire médicale doit donc avoir une bonne connaissance dans ces domaines pour bien communiquer avec eux.
Pour devenir secrétaire médicale et mener toutes ces missions à bien, une formation est nécessaire. Grâce à la formation Secrétaire médicale à distance de Campus des Écoles, vous apprendrez à utiliser le logiciel Tamm, à gérer des plannings de rendez-vous, à accueillir les patients et bien d’autres choses. Vous acquerrez ainsi toutes les compétences nécessaires pour trouver un emploi rapidement dans les secteurs médical et médico-social. En plus, cette formation peut vous préparer au métier d’assistant médical si vous souhaitez évoluer dans cette voie.
Pour en savoir plus sur le métier de secrétaire médical(e) :
